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(Web) Content & Document Management: Unterschied zwischen den Versionen


K (Wikis)
 
(kein Unterschied)

Aktuelle Version vom 30. Juli 2008, 15:18 Uhr

Marktübersicht

Darstellungen bzw. Gegenüberstellungen von unterschiedlichen Content Management Systemen finden sich bei:

Lösungen

Um Passwörter sicher zu verwahren und diese nicht nur auf dem PC sondern auch unterwegs auf Ihrem Handy parat zu haben kann man Handy Safe nutzen.

myDVDs ist eine PHP und mySQL basierendes System zum verwalten von DVDs

Gallery ist ein PHP basierende Open Source Lösung zum Verwalten von Fotos auf Webseiten

Enterprise Content Management

werden durch rechtliche Anforderungen immer wichtiger. Auf Grund Regelungen des Steuer- und/oder Handelsrechts (Abgabenordnung, Handelsgsetzbuch) wird die systematische Verwaltung und Archivierung von elektronischen Dokumenten vorrangetrieben. Hierzu zähöen z.B. auch eMails welche rechtliche Relevanz haben (Verträge, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, etc.)

Open Source Lösungen:

Web Content Managament

PostNuke.com bzw. PostNuke.de ist ein weit verbreitetes PHP basierendes Open Source Web Content Management System. Das offizielle Handbuch zu PostNuke. Hilfe uns Service in deutscher Sprache finden Sie bei NukeLand oder bei PostNuke CMS. Dummy's Guide to Postnuke gibt eine Einführung in PostNuke. Books Module for PostNuke ist ein Modul für Bücherempfehlungen welches auch Einbindung von Partnerprogrammen wie z.B. Amazon bietet um als Reseller aufzutreten.

Joomla

drupal ist ebenfall eine Open Source Web Content Management Lösung welche eine vielzahl von Modulen zur Verfügung stellt.

Zope ist eine in Phyton implementierte Open Source Content Management Lösung

TinyMCE ist ein in Javascript realisierter Open Source WYSIWYG Editor welcher in die unterschiedlichsten Content Management Syseme eingebunden werden kann.

Wikis

Im Gegensatz zu konventionellen Groupware-Lösungen welche oft die Anschaffung von Hard- & Software, als auch Mitarbeiterschulung nach sich ziehen lassen sich Wiki's oft schnell und kostengünstig implementieren. Neben dem Ansatz als Content Management System zu dienen können Sie sehr gut genutzt werden um die Zusammenarbeit zwischen Personen schneller und einfacher zu gestalten. Wikis fokusieren darauf Zugangsbeschränkungen abzubauen und das Pflegen von Inhalten so einfach wie möglich zu gestalten.

Für Wikis spricht i.d.R.

  • Kostengünstig (keine komplexen Anforderungen, oft Lizenzkostenfrei, leichte Installation & Wartung)
  • einfache Bedienung (geringer Schulungsaufwendungen)
  • wenn als Open Source verfügbar leicht anpassbar
  • Inhalte frei editierbar
  • integrierte Revisionkontrolle

Hinderlich beim Einsatz von Wikis ist oft

  • Unternehmenskultur nicht passend
  • Umgang mit sensiblen Daten
  • Qualität der Inhalte
  • neues Anwendungsfeld
  • noch starken Veränderungen unterworfen

Eine Auflistung von Wiki Engines kann Ihnen einen ersten Überblick über mögliche Software Lösungen geben. Mit Hilfe von WikiMatrix können Sie die einzelnen Systeme vergleichen.

Das englishe Buch

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Wiki. Web Collaboration
von Anja Ebersbach, Markus Glaser, Richard Heigl
Installation und Konfiguration von MediaWiki und TWiki
Direkt bestellen bei amazon.de


geht näher auf die populären Systeme MediaWiki MediaWiki Syntax (welches auch von WikiPedia genutzt wurd) und TWiki (welches häufig in Firmen eingesetzt wird) ein. WorldWideWiki listed PopularWikis

Hostingangebote finden sich bei Wikihost.org, schtuff.com, seedwiki sowie das Ur-Wiki von Ward Cunningham

Installation von MediaWiki beim Provider 1&1

Document Management

KnowledgeTree ist ein Open Source Document Management System basierend of PHP und MySQL

Paper Harbour ist als Dokument Management System sowohl für Linux als auch für Windows verfügbar

ELO Digital Office GmbH bietet eine Windows basierende Docuement Management Lösung welche sich sehr stark an der im Büroalltag bekannten Ordner-Ablage orientiert

Hosting-Anbieter

OpenSourceHost ist spezialisiert auf das Hosting von Open-Source Systemen

Portale

Liferay Portal ist eine umfassende Open Source Portal Implementierung

Windows Sharepoint Services

Mit Version 3 wird Microsoft Ihre Portalsoftware erheblich überarbeiten. Die zum Lieferumfang von Windows Server gehörenden Sharepoint-Services sind nicht mehr nur als Team-Sites positioniert sondern werden neben Diskussionsforen, Kalender, Dokumentenablage und Online Status zukünftig auch Wiki und Weblog Funktionen bereitstellen. Damit eignen sich Sharepoint-Services zukünftig auch für den Internet-Auftritt. Die bisherige Beschränkung alle Benutzer in einem internen Verzeichnis zu führen entfällt, vielmehr wird es möglich über Provider auch andere Systeme zur authentifizierung zu nutzen. Als weitere Bausteine möchte Microsoft Funktionen wie Business Intelligence, Enterprise Content Management und Suchmaschinen integrieren.

Mit dem Proposion PortalAdapter können Lotus Notes/Domino Anwendungen in ein Microsoft SharePoint Portal Server integriert werden.

Archivierung

Anforderungen an Archivierungslösungen sind:

  • Archivierte Dokumente müssen unveränderbar sein (Write-Once Speichermedien)
  • Kein Dokument daref auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
  • Dokumente müssen wieder auffindbar sein
  • Genau das Dokument muss wieder gefunden werden, das gesucht wurde
  • Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit verstört werden
  • Ein Dokument muß in der Form wieder angezeigt werden in welcher es erfasst wurde
  • Die gesetzlichen Bestimmungen als auch die betrieblichen Bestimmungen hinsichtlich Datensicherheit, Datenschutz müssen über die Lebensdauer des Archives gewährleistet sein

Rechtliche Aspekte der optischen Archivierung

E-Mail – Archivierung

Transform Magazine What You Should Know About E-Mail Archiving

Das Portable Document Format Archive (PDF/A) wurde im Jahr 2005 als ISO 19005-1 Standard verabschiedet. Gegenüber bisherigen Formaten zur Langzeitarchivierung wie z.B. TIFF und JPEG bietet es den vorteil das es volltextrecherchefähig ist.

Aufbewahrungsfristen bzw. -empfehlungen

Die unterschiedlichen Dokumenttypen unterliegen durch gesetztliche Vorgaben unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen. Die folgende Aufstellung gibt Ihnen einige grundlegenden Empfehlungen. Geschäftsunterlagen unterliegende hierbei grundsätzlich dem §147 der Abgabenordnung (AO)

unbegrenzt aufbewahren 
Geburtsurkunde, Zeugnisse, Ausbildungsurkunden, Ausweisdokumente, Führerschein, Taufschein, Heiratsurkunde (für Versicherungen), Sterbeurkunden von Familienangehörigen (für Nachlassregelungen), ärztliche Gutachten und Röntgenbilder (ersparen unnötige Untersuchungen ersparen und dokumentieren Entwicklungen), Arbeitsverträge bzw. Rahmen-/Projektverträge; Gehaltsabrechnungen (bis zur Rente), Nachweise über Arbeitslosengeld oder Sozialversicherung und Immatrikulationsbescheinigungen, Unterlagen die im Zusammenhang mit dem Erwerb von Wohneigentum (Wohnung, Haus, Grundstück) stehen, Kraftfahrzeugschein und Kraftfahrzeugbrief
30 Jahre 
Bankunterlagen, wie z.B. Spar- und Darlehensverträge, Depotauszüge und Kreditunterlagen, Urteile, Mahnbescheide, Prozessakten
3 Jahre 
Rechnungen von Anwälten, Notaren, Ärzten, Handwerkern, Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen, Telefonrechnungen, Kontoauszügen (längere Aufbewahrung empfehlungswert)
2 Jahre 
Kassenzettel, Garantieurkunden (ggf. länger)
nach Vertragslaufzeit 
Versicherungsunterlagen, Unterlagen über Abonnements